Choisir la plateforme événementielle virtuelle idéale pour vos prochains événements peut s’avérer assez difficile. D’une part, le nombre de fournisseurs de plateformes événementielles ne cesse d’augmenter, mais d’autre part, leurs propositions de valeur sont assez similaires. Du moins en apparence. Dans cet article de blog, nous avons préparé des conseils et des questions utiles pour vous aider à déterminer ce qu’il faut prendre en compte lors du choix d’une plateforme événementielle virtuelle et comment trouver la meilleure solution informatique pour vos besoins. Si vous avez d’autres questions, nous nous ferons un plaisir de vous aider et de vous conseiller.

Qu’espérez-vous accomplir avec votre événement en ligne ?

L’aspect le plus crucial de la préparation d’un événement, qu’il soit en ligne, hors ligne ou hybride, est l’objectif. Quels sont vos objectifs pour l’événement en ligne ? Tenez compte des objectifs de vos participants, sponsors, exposants et conférenciers, ainsi que de ceux de vos clients. Sans un objectif « intelligent », il sera difficile de faire des choix ciblés tout au long du processus de l’événement. Par exemple, si votre événement en ligne est destiné à vos clients actuels ou à vos membres les plus dévoués, il peut et doit être considérablement plus impliqué qu’un événement destiné à acquérir de nouveaux clients.

Les formats et les caractéristiques de la plate-forme d’événement virtuel nécessaire à votre projet sont déterminés par l’objectif d’engager les consommateurs actuels via un événement interactif. Dans cette situation, vous avez besoin de capacités interactives telles que des vidéoconférences individuelles entre les participants, avec les exposants et avec les vendeurs.

Si vous préférez développer la portée, vous aurez besoin de services de streaming robustes et d’offres d’entrée avec une barrière à l’entrée aussi faible que possible pour les nouveaux clients potentiels. Il s’agit également d’une procédure d’inscription simple. Car les participants ne sont pas encore prêts à fournir leurs coordonnées complètes et leurs intérêts.

Si vous voulez organiser un événement d’équipe sur Internet, vous avez besoin des caractéristiques supplémentaires d’une plate-forme d’événements virtuels ainsi que d’offres supplémentaires, comme des boîtes d’événements pour les collègues à la maison et un programme de participation engageant. Et vous devriez également clarifier davantage ce point. En fin de compte, il y a une différence entre le fait de vouloir simplement se revoir – et même de rechercher une plate-forme de fête virtuelle – et le fait de vouloir avoir élaboré un nouveau plan à l’issue de l’événement d’équipe numérique.

La description de l’objectif inclut la possibilité d’identifier le public visé. Cela a également un impact important sur la sélection de la plate-forme d’événement appropriée. Cela fait une différence si votre public cible a une forte affinité avec Internet ou s’il est prudent quant à l’utilisation des plateformes et de leurs fonctionnalités intégrées.

Déterminez l’idée de l’événement ; comment voulez-vous atteindre l’objectif ?

Sur la base des objectifs de votre événement en ligne, vous avez maintenant établi l’idée d’événement appropriée. Celle-ci contient les réponses aux questions suivantes :

  • Quelle doit être la durée de l’événement en ligne ?
  • Combien de temps doit-il durer ?
  • Quel est le moment optimal pour mon public cible ?
  • Quels seront les principaux sujets abordés et discutés ?
  • Qui sont les orateurs et les modérateurs les plus qualifiés ?
  • Avez-vous besoin de sponsors et d’exposants ?

Ce n’est qu’après avoir soigneusement examiné et décidé des deux premières étapes que vous pourrez commencer à travailler sur la plate-forme d’événement en ligne idéale.

Déterminez les critères – que doit être en mesure de faire votre plate-forme d’événement virtuelle ?

Sur la base de vos objectifs et de votre idée d’événement, vous pouvez maintenant préciser les critères de la plate-forme événementielle virtuelle.

Pendant la phase de brainstorming, écrivez toutes les idées et les mots-clés sur des petits post-it et regroupez-les sur votre bureau. Dans de nombreux cas, cette approche haptique a déjà permis de démêler un ou deux nœuds mentaux.

Ensuite, mettez vos exigences sur papier et séparez-les en catégories « must have » et « good to have ». Même pour une plate-forme d’événements virtuels, il n’existe pas de « solution parfaite ».

Dans le contexte de vos événements en ligne, les caractéristiques suivantes peuvent être significatives :

  • être capable d’organiser de nombreuses sessions simultanées en direct, de rendre les exposants et les sponsors visibles et de les relier aux participants, et de permettre la génération de prospects pour ces partenaires.
  • Organisez des vidéoconférences individuelles, impromptues ou planifiées.
    Mettez en place une porte tournante de mise en réseau
  • La gamification permet de retenir plus longtemps les participants à un événement en ligne.

FAQ sur les événements en ligne

Que sont les événements en ligne ?

Un événement virtuel est un événement qui se déroule dans le cyberespace. Les visiteurs peuvent y participer à l’aide de divers appareils terminaux, notamment les téléphones portables, les ordinateurs et les consoles de jeu. Comme les événements du monde réel, les événements en ligne ont une date précise et un thème prédéterminé. En outre, les participants ont souvent besoin d’une invitation ou d’un billet. En général, les visiteurs peuvent participer de manière interactive à l’événement par le biais de chats et de forums et échanger des idées entre eux pendant l’événement.

Quelle est la différence entre les événements en ligne et les événements physiques ?

Les événements hors ligne se déroulent à un moment et dans un lieu donnés. Pour assister à l’événement, les participants doivent se rendre à l’endroit désigné. Cette technique demande beaucoup de temps et d’argent. Les événements virtuels suppriment cette barrière, permettant à ceux qui n’ont pas beaucoup de temps de participer. En termes de contenu pur, les différences entre les deux types d’événements sont également minimes. Dans les événements en ligne, cependant, la préparation du matériel joue un rôle beaucoup plus important pour retenir l’intérêt des participants. Heureusement, grâce aux plates-formes et aux solutions d’événements en ligne contemporaines, il est désormais possible d’offrir aux visiteurs des expériences uniques en leur genre.

Quels événements se prêtent particulièrement bien au monde virtuel ?

Il est désormais théoriquement possible d’accueillir pratiquement tous les types d’événements. Les rassemblements, congrès, assemblées, présentations et sessions en ligne sont par exemple en plein essor. En outre, les webinaires interactifs et les séminaires en ligne sont de plus en plus populaires. Les entreprises qui dépendent de l’apprentissage à distance économisent d’importantes ressources, ce qui leur permet d’enseigner à un plus grand nombre d’employés.

Quelles sont les considérations à prendre en compte pour les événements virtuels ?

Pour que l’événement en ligne soit un succès total, il doit être méticuleusement planifié à l’avance. Il est bénéfique de combiner le marketing Internet avec le marketing conventionnel et de synchroniser les différentes méthodes. Pour atteindre le plus grand nombre possible de membres du public cible choisi, l’événement doit être habilement annoncé à l’avance. Outre des coupons de réduction, des bons d’achat ou des cadeaux alléchants, des conférenciers fascinants ou des documents uniques peuvent également servir à attirer l’attention des participants potentiels.

Quels sont les avantages de l’organisation d’événements en ligne ?

Les événements en ligne sans CO2 sont beaucoup plus économes en ressources et adaptables dans leur conception. Il n’y a pas de frais associés à la location d’une salle, à l’installation et au démontage, à la nourriture ou aux documents imprimés. En outre, les événements virtuels ont un public beaucoup plus large et sont beaucoup plus simples à développer. Les données vidéo et audio capturées peuvent ensuite être utilisées avantageusement à d’autres fins, produisant ainsi une valeur durable.

Mesure des résultats d’un évènement online

Le suivi et l’évaluation en temps réel du succès d’un événement en ligne sont rendus possibles par les outils d’analyse. Les ventes de billets et les pistes produites, ainsi que le taux d’engagement et l’attitude des participants, peuvent être suivis d’un simple clic. Les données recueillies révèlent les domaines à développer et servent de base aux futurs événements en ligne.

L’existence d’un site Web

Votre propre site web est un excellent point de départ pour la promotion d’un événement. Le site doit fournir toutes les informations pertinentes pour l’événement virtuel. Outre la date et le programme, il est essentiel que les visiteurs sachent comment s’inscrire à l’événement et s’il existe des réductions pour certains groupes de participants. En outre, du matériel interactif, comme de brefs teasers ou des films sur les événements précédents, anime le site web et donne aux participants potentiels un aperçu de ce qu’ils peuvent attendre de l’événement.

La promotion sur les médias sociaux

Le marketing des médias sociaux fait partie intégrante de tout plan de communication efficace. Le marketing par affichage peut également être utilisé pour cibler les personnes intéressées qui ne font pas partie de votre réseau social. En outre, il peut être utile d’inscrire l’événement dans les calendriers d’événements publics et d’attirer l’attention des clients sur l’événement par le biais de sa propre newsletter.